Ver­an­stal­tun­gen, wie Work­shops, Semi­na­re oder Coa­chings, online durch­zu­füh­ren ist in unse­re neue Nor­ma­li­tät über­ge­gan­gen. Jeder, auch wir als Agen­tur für Freund­lich­keit, ver­su­chen das Bes­te aus der Situa­ti­on zu machen und über­set­zen unse­re Arbeits­wei­se in den vir­tu­el­len Kon­text. Das bringt nicht nur Her­aus­for­de­run­gen mit sich, son­dern eröff­net auch sehr vie­le neue Mög­lich­kei­ten und bringt uns aber auch unse­ren Kun­den Fle­xi­bi­li­tät und gleich­zei­tig auch Kon­ti­nui­tät in lau­fen­den Pro­zes­sen. Im heu­ti­gen Inter­view berich­tet Mela­nie Kla­es, Trai­ne­rin der Agen­tur für Freund­lich­keit, von ihren Erfah­run­gen aus zwei bei­spiel­haf­ten Ver­an­stal­tun­gen aus der Pra­xis. Sie erzählt davon, wie sich die Kun­den ihrer vir­tu­el­len Ver­an­stal­tung erfolg­reich gestellt haben und sich dadurch ent­wi­ckelt haben.

Alter­na­tiv zum Text­bei­trag fin­den Sie das Inter­view hier als Tonspur.

Judith Mar­tens: „Herz­lich Will­kom­men! Heu­te haben wir wie­der Mela­nie Kla­es, Trai­ne­rin der Agen­tur für Freund­lich­keit, zu Gast. Im letz­ten Inter­view haben wir durch sie einen Ein­blick in die digi­ta­le Arbeit der Agen­tur für Freund­lich­keit bekom­men. Heu­te wol­len wir uns in die­sem Rah­men kon­kret zwei Online-Ver­an­stal­tun­gen anschau­en, die du, Mela­nie, gelei­tet und beglei­tet hast. Wel­che Ver­an­stal­tun­gen wirst du uns denn heu­te vorstellen?

Mela­nie Kla­es: Zwei ganz Unter­schied­li­che. Zum einen beglei­te ich einen unse­rer Kun­den dar­in, dass sich mög­lichst vie­le Men­schen an das The­ma Digi­ta­li­tät her­an­wa­gen, damit man unter­ein­an­der und zu Kun­den den Kon­takt nicht ver­liert. Hier füh­re ich regel­mä­ßig kur­ze Schu­lun­gen, also eine Mischung aus Semi­nar und Work­shop durch, um sich mit dem Kon­zept Video­kon­fe­renz ver­traut zu machen.

Ver­an­stal­tung A: Sor­ge vor Digi­ta­li­tät nehmen

Zum ande­ren habe ich die­ses Jahr einen Tea­ment­wick­lungspro­zess beglei­tet. Wäre kei­ne Pan­de­mie gewe­sen, hät­ten wir die­sen sicher­lich vor Ort beim Kun­den durch­ge­führt. Da der zeit­na­he Start jedoch sehr wich­tig war, war hier die Auf­ga­be eben die Ansprü­che an einen Tea­ment­wick­lungs­pro­zess auch im Online­set­ting zu erfüllen.

Pro­zess B: Tea­ment­wick­lung via Videokonferenz

Judith Mar­tens: Wir haben im letz­ten Gespräch ja schon über erfolg­rei­che Metho­den bei der Umset­zung von Online-Ver­an­stal­tun­gen gespro­chen. Wel­che hast du davon in die­sen Ver­an­stal­tun­gen eingesetzt?

Mela­nie Kla­es: Fan­gen wir ein­mal mit Ver­an­stal­tung A an. Hier nutz­ten wir ganz ein­fa­che Metho­den. Haupt­sa­che, die Grup­pe schafft es erst ein­mal, am Mee­ting teil­zu­neh­men, sich zu hören und zu sehen und dann im Sin­ne des The­mas aus­zu­tau­schen. Neben dem Aus­tausch zwi­schen den Teil­neh­men­den, ist mei­ne Haupt­ver­ant­wor­tung die Wis­sens­ver­mitt­lung mit Hil­fe einer geteil­ten Prä­sen­ta­ti­on. Ich hel­fe den Teil­neh­men­den, die grund­le­gen­den Ein­stel­lun­gen und Funk­tio­nen des Tools zu fin­den und anzu­wen­den. Und dann nut­ze ich ger­ne noch die Funk­ti­on der Break-Out-Ses­si­ons in Zoom, damit sich die Teil­neh­men­den in Grup­pen­ar­bei­ten zum The­ma aus­tau­schen und etwas erar­bei­ten können.

Judith Mar­tens: Und wie bist du bei Pro­zess B vorgegangen?

Mela­nie Kla­es: Bei die­sem Pro­zess brauch­ten die Teil­neh­men­den zwar manch­mal Unter­stüt­zung, waren jedoch grund­sätz­lich tech­nisch affin bzw. aus­ge­rüs­tet. Hier arbei­ten wir im Prin­zip mit vie­len klas­si­schen Metho­den aus unse­ren Vor-Ort-Workshops:

  • Mode­ra­ti­on im Plenum
  • Brain­stor­ming
  • Grup­pen­ar­bei­ten mit anschlie­ßen­der Prä­sen­ta­ti­on im Plenum.

Die Fra­ge ist, auf wel­chem Wege und mit wel­cher Metho­de Ergeb­nis­se pro­du­ziert und visua­li­siert wer­den – egal, ob dies nun eine Reflek­ti­on oder ein Maß­nah­men­plan ist.

So haben wir die­sen Pro­zess mit einer soge­nann­ten „Zeit­strahl­ar­beit“ begon­nen. Hier malen oder zeich­nen die Teil­neh­men­den tat­säch­lich einen Zeit­strahl und tra­gen dann chro­no­lo­gisch bestimm­te Ereig­nis­se ein, aber auch Emo­tio­nen. Dies hat bei­spiels­wei­se sehr gut mit Hil­fe eines geteil­ten White­boards funk­tio­niert, da man hier­auf recht frei malen und schrei­ben kann. Es hat zwar etwas län­ger gedau­ert als im Vor-Ort-Set­ting, hat aber den­sel­ben visu­el­len Aha-Moment hervorgerufen.

Virtuelle Workshops, Seminare, Haende

In Grup­pen­ar­bei­ten haben wir dann wei­te­re Metho­den genutzt, bei denen auch gezeich­net wer­den muss, wie zum Bei­spiel, um die eige­ne Rol­le zu sym­bo­li­sie­ren. Das sieht nicht immer schön aus, aber hier­um geht es auch nicht – es geht um den gemein­sa­men Gedan­ken­aus­tausch und die Visua­li­sie­rung von Din­gen, sodass nicht immer nur die Gedan­ken der Teil­neh­men­den auf kogni­ti­ver Ebe­ne ange­regt wer­den, son­dern auch auf emo­tio­na­ler Ebe­ne. Visua­li­sie­rungs­me­tho­den die­nen der gemein­sa­men Struk­tu­rie­rung von vie­len Infor­ma­tio­nen und auch der Ver­ein­fa­chung, damit Wich­ti­ges beson­ders klar und deut­lich wird.

Judith Mar­tens: Gab es auch beson­de­re Metho­den, die du „vor­her“ nicht genutzt hast und beson­ders gut funk­tio­niert haben? Even­tu­ell auch in ande­ren Veranstaltungen?

Mela­nie Kla­es: In einem wei­te­ren Auf­trag haben wir auch Grup­pen­ar­bei­ten ein­ge­führt, bei denen die Teil­neh­men­den spa­zie­ren gehen und dabei tele­fo­nie­ren und erst danach auf­schrei­ben. Oder sie wech­seln sich ab, einer geht spa­zie­ren, einer schreibt und in der nächs­ten Fra­ge­stel­lung dann anders­her­um. Hier­mit haben wir eben­falls sehr gute Erfah­run­gen gemacht. Die Idee ist ein­fach und den­noch ist es genau das, was so vie­le freut und auch vie­len mehr Ener­gie gibt, anstatt 8 Stun­den vor dem PC in der Video­kon­fe­renz zu sitzen.

Judith Mar­tens: Jetzt wis­sen wir unge­fähr was du gemacht hast und mit wel­chen Metho­den gear­bei­tet wur­de. Aber kurz im Ver­gleich, wie war der for­ma­le Rah­men? Wie lan­ge gin­gen bei­spiels­wei­se die Veranstaltungen?

Mela­nie Kla­es: Ver­an­stal­tung A, Sor­ge vor Digi­ta­li­tät neh­men, ging unge­fähr 3 Stun­den. Bei Pro­zess B, der Tea­ment­wick­lung via Video­kon­fe­renz, sah das ganz anders aus, denn es han­delt sich hier ja um einen Pro­zess. So gab es vie­le ver­schie­de­ne Ter­mi­ne über meh­re­re Mona­te. Es gab ein­stün­di­ge Abstim­mungs­ter­mi­ne, halb­tä­gi­ge Work­shops von ca. 4 Stun­den und ganz­tä­gi­ge Work­shops also im klas­si­schen Rah­men von 9–17 Uhr.

Judith Mar­tens: Bei dei­ner Beschrei­bung zeigt sich ja schon, dass es sich auch um ganz unter­schied­li­che Teil­neh­mer­grup­pen han­delt, mit denen du dort gear­bei­tet hast. Wel­che Unter­schie­de sind dir noch auf­ge­fal­len, wenn du dir die bei­den For­ma­te im Ver­gleich anschaust?

Mela­nie Kla­es: Ich glau­be, dass die­se zwei Pro­zes­se und Kun­den kaum mit­ein­an­der ver­gleich­bar sind. Der Teil­neh­mer­kreis ist ein ande­rer, das Ziel ist ein ande­res, die tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen sind ande­re. Und das ist genau das, was ich hier mit­ge­ben möchte:

Wenn wir uns offen und fle­xi­bel an digi­ta­le For­ma­te her­an­wa­gen, funk­tio­niert Online­ar­beit auf viel­fäl­ti­ge Art und Wei­se und auch mit unter­schied­li­chen Ziel­grup­pen. Sind grund­le­gen­de tech­ni­sche Vor­aus­set­zun­gen vor­han­den, fin­den wir einen indi­vi­du­el­len Weg, gut mit­ein­an­der zu arbeiten.
Agen­tur für Freundlichkeit

Judith Mar­tens: Macht es viel­leicht auch einen Unter­schied, wie viel Übung oder Erfah­rung die Teil­neh­mer schon mit Online-Ver­an­stal­tun­gen haben?

Mela­nie Kla­es: Ja defi­ni­tiv, die Anstren­gung von Online­ar­beit und Video­kon­fe­ren­zen hat schein­bar einen Gewohn­heits­ef­fekt. So ist ein 4–8 Stun­den Work­shop mit unter­schied­li­chen Metho­den, Pau­sen und Bewe­gung mit vie­len Teams – wie in der Tea­ment­wick­lung – gut durch­führ­bar. Mit ande­ren Grup­pen, für die die­se Arbeit sehr neu ist, ist die­se lan­ge Arbeit vor dem Bild­schirm sit­zend mit einem unge­wohn­ten Tool sehr anstren­gend. Hier möch­te ich emp­feh­len, die Ter­mi­ne in kür­ze­re Ein­hei­ten auf­zu­tei­len oder im Rah­men der Mög­lich­kei­ten „gesund“ zu gestal­ten. Also aus­rei­chend Pau­sen oder Bewe­gungs­ein­hei­ten ein­zu­bau­en. Es ist aus mei­ner Sicht wich­tig, mit dem Kun­den ein indi­vi­du­el­les Vor­ge­hen zu erar­bei­ten und sich zu fra­gen: Was geht mit wel­cher Zielgruppe?

Judith Mar­tens: Neben Unter­schie­den gab es doch sicher auch Gemein­sam­kei­ten. Wie sahen die aus?

Mela­nie Kla­es: Ich den­ke, eine gro­ße Gemein­sam­keit ist der mensch­li­che Fak­tor, also dass wir uns in vie­len The­men lie­ber per­sön­lich gegen­über ste­hen wol­len. Auch wenn es gut funk­tio­niert, online und per Video­kon­fe­renz mit­ein­an­der zu arbei­ten, gibt es Situa­tio­nen, die sich anders anfüh­len, wenn man mit­ein­an­der in einem Raum ist. Es gilt also zu schau­en, wel­ches The­ma oder wel­che Schrit­te gut online und wel­che – wenn mög­lich – vor Ort statt­fin­den kön­nen. Aus mei­ner Sicht wird es zukünf­tig eine Mischung geben, die uns ganz viel Fle­xi­bi­li­tät und mehr Mög­lich­kei­ten eröff­net. Dar­über hin­aus ist es auch inter­es­sant zu sehen, wel­chen Spaß Teil­neh­men­de an Tech­nik ent­wi­ckeln und dies gilt auch für mei­ne völ­lig unter­schied­li­chen Pro­zes­se und Ver­an­stal­tun­gen. Ich erle­be zudem, dass durchs Aus­pro­bie­ren nach und nach die erwähn­te Fle­xi­bi­li­tät in der Wahr­neh­mung ver­stärkt zunimmt und die Sor­gen in den Hin­ter­grund rücken. Von der Ein­stel­lung „bes­ser online als gar nicht“ bis hin zum wirk­li­chen Wert­schät­zen der digi­ta­len Mög­lich­kei­ten – egal an wel­chem Level der Digi­ta­li­tät sich die bei­den Kun­den befun­den haben, bei­de haben sich mutig der Digi­ta­li­tät gestellt und haben sich hier­durch ent­wi­ckelt. Und das berei­tet mir Freude.

Judith Mar­tens: Das hört sich nach zwei sehr erfolg­rei­chen und inter­es­san­ten Ver­an­stal­tun­gen bzw. Pro­zes­sen an. Vie­len Dank für die Ein­bli­cke in dei­ne Arbeit und in die kon­kre­te Umset­zung von Online-Ver­an­stal­tun­gen. Hier­mit ver­ab­schie­den wir uns und wün­schen Ihnen einen schö­nen Tag!

Falls Sie als Zuhö­rer noch eine Fra­ge haben oder selbst inter­es­siert sind an einem Semi­nar, Work­shop oder Trai­ning, mel­den Sie sich ger­ne bei uns.

Hören Sie sich hier auch ger­ne den ers­ten Teil des Inter­views von Mela­nie Kla­es zum The­ma „Ver­an­stal­tun­gen und Pro­zes­se digi­tal umset­zen“ an!

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    Judith Martens

    Judith Martens

    Kommunikation und Projektbetreuung

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