Teammeetings effizient gestalten — Erfolgreich Besprechungen führen
Meetings effizient und effektiv gestalten durch bewusst gesetzten Fokus
Ein wichtiger Schlüssel für Effizienz ist Fokus. So brauchen Teams– insbesondere agile Teams – in der selbst organisierten Zusammenarbeit vor allem Disziplin und Fokussierung, zum Beispiel auf ein Thema oder eine Fragestellung. Um Sie und Ihr Team eben hierbei zu unterstützen, gibt es vielfältige Methoden und Ansätze. Große und komplizierte, aber auch ganz kleine und einfache.
Heute wollen wir Ihnen hierzu eine Besprechungsform und 3 weitere Tipps mitgeben, die schnell und einfach umzusetzen oder auszuprobieren sind: Für Sie als Führungskraft oder als Teammitglied, damit Sie (auch) in einem selbst organisierten, agilen Team Ihre Team Meetings effizient gestalten können und Besprechungen sich erfolgreich für alle Beteiligten anfühlen.
Ein Beispiel für eine effizientes Meeting bzw. Besprechung ist das Daily Scrum Meeting
Beim Daily Scrum (zurückgehend auf die Ansätze von Jeff Sutherland und Ken Schwaber) handelt es sich um ein 15-minütiges Meeting im Stehen. So ein Kurzmeeting ist hilfreich um einen Überblick über die Aufgaben und den aktuellen Stand zu bekommen. Hier können zum Beispiel die wichtigsten Punkte für den gemeinsamen Arbeitstag besprochen werden: Was ist wichtig? Was muss heute beachtet werden? Wer hat heute welche Kapazitäten?
Ein Alltagsphänomen von Teams kann sein, dass sich Teams im Alltag zu wenig abstimmen und dafür dann nach langem Zeitraum wieder in einem Teammeeting zusammensitzen, bei dem dann zu viele Themen mit zu vielen Sichtweisen zusammenkommen. Es werden Themen rückwirkend erörtert und auch mit dem Blick nach Vorne besprochen, was alles verbessert werden müsste. Kurz: das Meeting ist einfach „überladen“.
Eine Idee hinter kürzeren und häufigen Formaten ist, die Alltagsthemen auch direkt im Alltag anzugehen und zu lösen. Darüber hinaus ist es effizienter, sich häufiger und dafür fokussiert zu treffen, als seltener aber inhaltlich überfrachtet mit einem sehr hohen und anstrengenden Zeitaufwand. Bei welchen Teams und Arbeitsaufgaben sich so ein Meetingformat lohnt, kommt natürlich auf das Projekt, die Teamstruktur und den Inhalt der Arbeit an. Fest steht jedoch: Fokus führt zu Effizienz.
Zeiteinteilung
Fokus Zeit – Fragen Sie sich als Team, wie viel Zeit Sie wollen und brauchen. Sollten Sie an etwas, wie zum Beispiel einer Fragestellung, arbeiten, setzen Sie sich als Team eher kurze Zeitfenster, in denen Sie ganz konzentriert und fokussiert arbeiten oder sich besprechen. Halten Sie sich an diese Zeitvorgaben und nutzen Sie dafür ggf. sogar eine Stoppuhr oder einen Timer mit Ton. Time-Boxing lautet das Schlagwort. Und dies gilt allgemein für Besprechungen ebenso wie in der Nutzung von bestimmten Methoden. Die Methode der Retrospektive ist hierfür ein gelungenes Beispiel, da Sie aus 3 Schritten mit 3 Zeitboxen besteht:
- Frage: 10 Minuten – Was läuft gut?
- Frage: 10 Minuten – Was läuft noch nicht so gut?
- Frage: 20 Minuten – Was wollen wir als nächstes angehen?
Rollenverteilung
Der letzte aber vielleicht wichtigste Tipp ist jedoch die Frage nach der Rollenverteilung: Wer erinnert Sie in der Zusammenarbeit an die Fragestellung oder das Zeitfenster? Wer bereitet Treffen vor? Wer schreibt mit?
Insbesondere in Besprechungen und Teamsitzungen lohnt es sich entsprechende Rollen zu vergeben: Wer macht was? Vom Zeitnehmenden bis hin zur Benennung eines Moderierenden, der vielleicht sogar ein paar Moderationstechniken kennt, sind viele Rollen zu vergeben. Wenn klar ist, wer oder wie der Prozess gemanaged wird, kann im Prozess inhaltlich frei gedacht werden, ohne den Blick auf die Rahmenbedingungen zu verlieren.
Dabei gilt: Die Person, der ein Thema inhaltlich wichtig ist und dieses vertritt, ist nicht immer die beste Moderation. Wer kann schon gut engagiert ein Thema vertreten und verteidigen und dabei gleichzeitig auf die Uhr achten? Prozess- und Rahmengestaltung gleichzeitig mit der inhaltlichen Expertise in einer Person zu verkörpern ist oft ungünstig und sollte wenn möglich getrennt werden. Kann sich jeder auf eine Rolle in einem bestimmten Zeitfenster fokussieren, führt dies zu Rollenklarheit: die Diskussion wird effizienter – Rollenkonflikte werden vermieden.
Sie haben Fragen oder wollen wissen, wie Sie Meetings effizient gestalten bzw. Besprechungen und Team Meetings effizient zu gestalten sind? Dann wenden Sie sich gern an Vera Meßler, die einen ersten Termin zur Klärung Ihres Anliegens mit Ihnen vereinbart. Vielleicht wäre ein Coaching on the Job an der Stelle auch ein erster passender Einstieg für Sie.
Sprechen Sie uns gern an!
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