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3 Tipps für die virtuelle Zusammenarbeit im Team

#1 Gewinnen Sie Klarheit über Ihre Kommunikationskanäle & Medien

Zu den Herausforderungen virtueller Zusammenarbeit gehört es, sich auf gemeinsam genutzte Kommunikationskanäle und Tools zu einigen. In der Regel bedienen sich virtuelle Teams eines regelrechten Mix‘ synchroner und asynchroner Medien. Je nachdem verläuft die Kommunikation damit in Echtzeit oder mit Zeitverzögerung bzw. über einen mündlichen oder schriftlichen Kanal. Telefonieren, chatten, skypen und mailen sind an der Tagesordnung und führen dazu, dass dringliche und weniger dringliche Informationen an unterschiedlichen Stellen abgelegt und gesammelt werden.

Klassische Hürden im Medien-Dschungel:

Wo ist diese Info zu finden? Hast Du meine Chat-Nachricht gestern gesehen? Kommst Du kurz zur Videobesprechung dazu? Wieso gehst Du nicht ans Telefon? Solche und ähnliche Fragen werden in der virtuellen Zusammenarbeit häufiger gestellt. Wird die Fülle an Kommunikationsmitteln nicht reflektiert, mag unklar sein, wo wichtige Informationen gebündelt werden, wann eine Videokonferenz statt eines Telefonats ratsam ist oder inwiefern Arbeits- Pausen- und Freizeitzeiten eingehalten werden. Hinzukommt, dass Menschen Medien auf unterschiedliche Weise nutzen. So mag der eine lieber schreiben, wo der andere gerne zum Telefonhörer greift.

Fragen für mehr Klarheit im ‚Wie‘ der Kommunikation:

  • Welche Kommunikationstools haben und nutzen wir aktuell?
  • Was sind wichtige Informationen?
  • Über welchen Kanal werden diese mitgeteilt?
  • Wo findet ein persönlicher, spontaner Austausch statt?
  • Auf welchem Weg teilen wir Dokumente, Inhalte?
  • Wie arbeiten wir hieran zeitgleich?
  • Wie stellen wir Transparenz über Aufgaben & Zuständigkeiten her?
  • Wie werden Pausenzeiten kommuniziert, z.B. über den Status?
  • Welche Möglichkeiten bietet uns das Medium selbst?

Wahl des Mediums im Einklang mit Komplexität der Aufgabe: Media Richness Theory

Die Media Richness Theory bzw. Medienreichhaltigkeitstheorie nach Daft & Lengel kann einen Ansatz zur Beantwortung der Frage bilden, welche Medien für welche Aufgaben eingesetzt werden. Dabei ist der Grundgedanke der, dass ein Medium besonders dann effektiv ist, wenn seine Reichhaltigkeit (Richness) der Komplexität der Aufgabe angepasst ist.

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Reichhaltig sei ein Medium nach Daft und Lengel besonders dann, wenn es z. B. unmittelbares Feedback, persönliche Kommunikation und eine vielfältig vermittelte Sprache zulasse. In anderen Worten spielen der dialogische Charakter sowie die Möglichkeit, nonverbalen Ausdruck wahrzunehmen, eine besondere Rolle. Darüber hinaus trage zur Reichhaltigkeit eines Mediums bei, wenn Informationen auf unterschiedlichen Kanälen (visuell oder auditiv) übermittelt werden. Die Wahrnehmung von Gestik und Mimik sowie Bildern gibt uns nicht zuletzt einen Spielraum für die Vermittlung und Interpretation von Emotionen.

Verkomplizierung & Vereinfachung bei der falschen Wahl des Mediums

Wer für eine verhältnismäßig einfache Aufgabe ein zu reiches Medium wählt, der geht Gefahr ein, sich durch die Kommunikationstechnologie abzulenken. Andersherum kommt es zu Deutungsschwierigkeiten der übermittelten Informationen, wenn eine komplexe Aufgabe über ein sehr einfaches Medium bearbeitet wird.

Wie reichhaltig ein Medium sein kann, ergibt sich auch aus den folgenden Punkten der Übersicht. So bietet eine E-Mail im Vergleich zum Video nicht die Möglichkeit eines Dialoges, weil die Reaktion des Gesprächspartners zeitlich versetzt erfolgt. Auch nonverbaler Ausdruck und der verhältnismäßige Ersatz durch Emoticons entfallen. Für eine komplexe Aufgabe, wie ein Feedbackgespräch, wäre eine E-Mail daher kein geeignetes Medium. Wohl aber für die weniger komplexe Aufgabe wie der Terminierung eines solchen Gesprächs.

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#2 Bleiben Sie selbst und gemeinsam mit Time-Boxing im Work-Flow

Bereits mit der Klärung der Kommunikationskanäle ist ein wichtiger Schritt getan, um den Work-Flow in der virtuellen Zusammenarbeit am Laufen zu halten. Der Austausch bleibt geregelt im Fluss und alle wissen z. B., wo sie das für die Arbeit notwendige Wissen abrufen und speichern können. Doch wie können Sie dafür sorgen, dass Sie mit Blick auf Ihre Aufgaben möglichst produktiv bleiben? Eine Methode hierfür bietet die des Time-Boxing.

Time-Boxing kann als persönliche Zeitmanagementmethode eingesetzt werden. Dabei wird ein fester Zeitabschnitt, eine Zeitinsel, für einzelne Aufgaben im Kalender eingeplant. Im Vorhinein gilt es natürlich abzuschätzen, wie viel Zeit für die jeweilige Aufgabe einkalkuliert werden sollte. Hierbei helfen Fragen wie: Wie lange brauchen Sie gewöhnlich, um diese Aufgabe zu erledigen? Und wie lange wollen Sie an dieser Aufgabe arbeiten? Letzteres verfährt ganz nach dem Parkinson’schen Gesetz: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Die Methode des Time-Boxing können Sie gleichfalls in der Bearbeitung von Projekten oder als Vorgehensweise im Online-Teammeeting nutzen. Fragen Sie sich vorab, welche Schritte und welche Themenpunkte Sie zu welcher Deadline bzw. in welchem Zeitfenster bearbeiten möchten. Grundsätzlicher Vorteil hierbei ist es, den Fokus auf das Wesentliche zu setzen.

#3 Legen Sie regelmäßige virtuelle Kaffeepausen ein

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Zeit und Raum für einen persönlichen Austausch fördert den Zusammenhalt im Team und steigert insgesamt die Effizienz. Teammitglieder, die im regelmäßigen Miteinander bleiben, sich kennen und schätzen, können insgesamt besser Hand in Hand arbeiten und gemeinsam Erfolge generieren. Um vor allem im Home-Office nicht den Kontakt zu verlieren, kann auch virtuell eine gemeinsame Pause eingelegt werden. Losen Sie hierfür doch zu Beginn der Woche im Team Ihren Kaffeepartner aus. Das Treffen findet dann zu einer vereinbarten Zeit für ca. 15 Minuten in einem Videogespräch statt. Vergessen Sie nicht, das Losverfahren nach einer oder zwei Wochen zu wiederholen. So lernen Sie vielleicht das ein oder andere Teammitglied noch einen Tick besser kennen.  

Schon gewusst: In Schweden hat die Kaffeepause mit Kollegen und unter Geschäftspartnern eine lange Tradition und wird unter dem Begriff Fika mehrmals am Tag, zumindest aber am Nachmittag, zelebriert. Ziel hierbei ist es, über der dampfenden Kaffeetasse Stress abzubauen und ins Gespräch zu kommen. Dabei können private und berufliche Themen besprochen werden.

Tool-Tipp zur Kaffeepause: Unter www.mysterycoffee.com wird automatisch zu Beginn der Woche ein Kaffeepausenpartner bzw. Buddy-Team ausgelost. Sofern erwünscht, können auch Kaffeepartner aus anderen Organisationen, Abteilungen und Bereichen zur Losung hinzugezogen werden.

Autorin dieses Beitrages

Bianca Geurden
Bianca Geurden

 

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