Team-Meetings erfolgreich gestalten
Kennen Sie das? Sie gehen aus einem Teammeeting heraus und fühlen sich völlig erschöpft und frustriert. Sie hätten in den letzten zwei Stunden lieber eine der zahlreichen Aufgaben bearbeitet, die jetzt noch auf Sie warten. Mit diesem Gefühl sind Sie nicht allein.
Jeden Tag werden übermäßig viele Arbeitsstunden in ineffizienten Teammeetings verbracht. Eine schlecht gestaltete Kommunikation im Meeting kostet aber nicht nur Zeit, sondern vor allem Motivation und Kraft. Dabei sind regelmäßige Sitzungen überaus wichtig für die Zusammenarbeit. Gute Teammeetings können nicht nur für den Austausch von Informationen genutzt werden, sondern vor allem für die Generierung neuer Ideen, zur Stärkung des Wir-Gefühls und zur konstruktiven Problemlösung.
Frust vermeiden
Viele Teilnehmende gehen mit zusätzlichen Fragen aus Teammeetings heraus: Was ist denn jetzt eigentlich das Ergebnis? Gibt es eine konkrete Aufgabe, die ich erledigen soll? Wie messen wir beim nächsten Mal den Erfolg unserer Pläne? Die Problematik von ineffizienten Teammeetings ist also meistens allen Beteiligten bewusst. Wichtig ist daher im ersten Schritt das offene Gespräch. In einer Retrospektive holen wir gemeinsam konkretes Feedback zu bisherigen Teammeetings ein und nutzen dies als Basis zur gemeinsamen Erarbeitung einer neuen Meetingkultur. Methoden aus der agilen Arbeitsweise können zusätzlich helfen, ineffiziente Strukturen aufzubrechen und ungeahnte Ideen zu generieren.
Herausforderung Kaffeerunde
Oft werden Regeln für Teammeetings aufgestellt und im Arbeitsalltag nicht eingehalten. Zwar gibt es eine Agenda, aber nicht selten kommen schon beim ersten Tagespunkt Randthemen auf, die zu viel Platz einnehmen und womöglich für Diskussionen sorgen. Teammeetings werden so schnell zur „Kaffeerunde“, bei der zwar viel geredet, aber nichts erreicht wird. Dies ist wohl eine der größten Herausforderungen für die Person, die das Meeting leitet: Damit sich Teammeetings nicht unnötig in die Länge ziehen, sollten ausschließlich Themen besprochen werden, für die tatsächlich die Anwesenheit des gesamten Teams erforderlich ist. Fragen, die beispielsweise in Einzelgesprächen gelöst werden können, sollten stets abseits des Teammeetings geklärt werden. Der Moderatorenrolle obliegt hier die Verantwortung, respektvoll, aber bestimmt einzuschreiten. Gerne unterstützen wir Sie in der Vorbereitung auf die Moderation, um Ihr Teammeeting gestalten zu können und zeigen Ihnen, wie Sie auch in kritischen Momenten die Kontrolle behalten.
Was macht Team-Meetings erfolgreich?
Teammeetings sind immer dann besonders effizient, wenn bereits aus der Einladung hervor geht, worum es gehen soll und was das gemeinsame Ziel ist. Klären Sie daher unbedingt grundsätzliche Fragen wie diese:
- Welche Inhalte könnten auch auf anderem Wege, etwa per E‑Mail, mitgeteilt werden?
- Was ist den teilnehmenden Personen wichtig?
- Was ist das gemeinsame Ziel?
- Wie können alle Teilnehmenden eine aktive Rolle in den Teammeetings erhalten?
Effiziente Ansätze
Ob in Zusammenarbeit mit einer Führungskraft oder gemeinsam mit dem ganzen Team – folgende Themen, um ein Teammeeting gestalten zu können, gehen wir mit Ihnen an:
- Entwicklung und Etablierung einer passenden Meeting-Kultur und ‑Struktur
- Auswahl und Einführung angemessener Methoden
- Aktivierung der Teilnehmenden und Steigerung der Beteiligung
- Moderations- und Kommunikationstraining
- Umgang mit kritischen Meeting-Situationen
Virtuelle Teams
Mit unseren auf Ihr Team zugeschnittenen Maßnahmen können Sie auch virtuell transparente Arbeitsabläufe sowie effiziente Teammetings sicherstellen.
Sonderfall: Teammeetings erfolgreich gestalten trotz kritischer Situationen
Häufig kommen unsere Kund*innen in die Situation, eine Veranstaltung oder ein Teammeeting moderieren zu „müssen“ oder zu wollen — jedoch ohne vorherige Schulung oder Ausbildung. Zusätzlich kommt es in Organisationen häufig vor, dass die Moderation auch Führungskraft ist, oder eine Gruppe moderiert, bei der Sie selbst das Projekt oder Thema voranbringen möchte. Diese Doppelrollen sind heikel und sollten gut reflektiert werden — denn Verzicht ist keine Lösung: meist ist es hilfreicher, ‚irgendeine‘ Moderation zu haben als keine.
Auch hier können Sie auf uns zählen und uns als externe Moderatorinnen mit Fingerspitzengefühl buchen, damit Sie und Ihr Team das anstehende Teammeeting erfolgreich gestalten. Wenn nötig, auch im Rahmen einer Mediation.
Sie möchten mit handfesten Ergebnissen aus Ihren Teammeetings heraus gehen? Sie wollen Unterstützung, um endlich nicht mehr das Gefühl von Zeitverschwendung durch Meetings zu haben?
Kontaktieren Sie uns gern zur Analyse Ihrer Situation — Vera Meßler freut sich über Ihre Nachricht.
