Kommunikation im Unternehmen verbessern
So gelingt echte Zusammenarbeit
Eine gute Kommunikation ist nicht nur der Dreh- und Angelpunkt der Unternehmenskultur, sondern auch der Schlüssel zur Organisationsfähigkeit.
Um die Kommunikation im Unternehmen verbessern zu können, geht es neben Fragen wie „Wie gehen wir gut miteinander um?“ oder „Wie begegnen wir uns freundlich und respektvoll?“ vor allem darum: Wie, wann und wo werden Informationen geteilt, damit wir schnell und effektiv arbeiten können?
Warum Regelkommunikation im Unternehmen so wichtig ist
Regelkommunikation im Unternehmen bildet das Rückgrat jeder Organisation.
Aus unserer Erfahrung lohnt sich ein besonderer Fokus auf Meetings und Meetingkultur, denn in vernetzten Arbeitswelten entscheiden gut strukturierte Meetings über Effizienz, Zusammenarbeit und Klarheit.
Darüber hinaus zählt auch die digitale Kommunikation dazu und geht Hand in Hand mit den Meetings: Wo steht was? Wie und wofür nutzen wir Teams, Kanäle, Chats?
In Zeiten von Komplexität, Iterationen und crossfunktionalem Arbeiten brauchen wir gute Meetings und vor allem eine funktionierende Meetingkultur mit klarer Struktur.
Typische Kommunikations-Herausforderungen in Meetings
Von unseren Kunden und Kundinnen, aus Projekten und Seminaren hören wir über Zusammenarbeit und interne Kommunikation immer wieder:
- „Wir haben zu viele Meetings.“
- „Die Meetings ufern aus, und am Ende ist unklar, was zu tun ist.“
- „Warum bin ich eigentlich hier?”
Auch allgemeine, strategische und abteilungsübergreifende Knackpunkte werden in unseren Kommunikationsseminaren mitunter aufgeworfen und zeigen sich durch Aussagen, wie:
- „Ja, aber wie gehen wir mit dieser Situation oder diesem Kunden als Team und einheitlich um?“
- „Ach, das wusste ich nicht – das hätte doch Abteilung X sagen müssen.“
- oder „Für Strategie haben wir keine Zeit, wir müssen ja operativ und am Kunden arbeiten.“
Diese Probleme zeigen: gelungene Meetings sind ein zentraler Teil sinnvoller Regelkommunikation im Unternehmen, und ihre Qualität wirkt direkt auf die gesamte Organisation zurück. Denn mit Hilfe einer guten Meetingstruktur und zielorientierten Meetings wären diese Fragen schon im Vorfeld klar beantwortbar.
Vier Schritte, wie Meetings die Kommunikation im Unternehmen verbessern
Schritt 1:
Jedes Meeting braucht ein klares Ziel
Ob informeller Austausch oder Strategie-Review – ein klares Ziel entscheidet:
- Welche Themen passen hinein?
- Welche Teilnehmenden werden gebraucht?
- Wie viel Zeit ist nötig?
Ohne Ziel entstehen unvorbereitete Teilnahme, Ausschweifungen und geringer Mehrwert
Es macht einen Riesenunterschied, ob ein Meeting eher informell ist – um sich als Team, an Schnittstellen oder hierarchieübergreifend auszutauschen – oder ob klar ist: Das Ziel dieses Meetings ist es,
- das operative Geschäft zu managen,
- ein Strategiecontrolling durchzuführen,
- in einer Review ein Inkrement oder Produkt vorzustellen und Feedback von Stakeholdern einzuholen,
- oder in einer Retrospektive die Zusammenarbeit zu reflektieren und auszubauen.
Schritt 2:
Verantwortlichkeiten klären
Wer moderiert? Wer erstellt die Agenda? Wer protokolliert? Ist die Führungskraft gleichzeitig in der Rolle der Moderation?
Auch Teilnehmende tragen Verantwortung: eigene Themen einbringen, Ziel definieren, klären, ob es ums Informieren, Feedback, Ideen oder Entscheidungen geht.
Weitere Tipps finden wir gern in unserem Führungskräfte-Coaching.
Wir machen gute Erfahrungen damit, die Verantwortlichkeiten und Rollen in Meetings offen zu besprechen und auf den Nutzen der Veranstaltung zu fokussieren.
Schritt 3:
Ergebnisse visualisieren und festhalten
Visualisierte Ergebnisse helfen allen, Inhalte schnell zu erfassen. Ergebnisse sollten transparent und direkt so dokumentiert werden, dass alle wissen, was beschlossen wurde – und wo das Ganze später zu finden ist.
Ein Live-Ergebnisprotokoll sorgt dafür, dass Beschlüsse sofort klar sind und Informationsverlust minimiert wird. Sind Absprachen und Verantwortlichkeiten sofort klar, wird der Informationsverlust minimiert und der Informationsfluss verbessert.
Schritt 4:
Meetings auf die Regelkommunikation einzahlen lassen
Eine bewusste Unterscheidung macht Sinn:
- Operative Meetings vs. Strategie-Meetings
- Meetings zu inhaltlichen Themen (z. B. Reviews) vs. Meetings zur Zusammenarbeit (z. B. Retrospektiven)
Durch die Trennung der beiden Ebenen entstehen weniger Ablenkungen, Feedback zur Zusammenarbeit bekommt Raum und die Kommunikation im Unternehmen verbessert sich kontinuierlich.
Praxis-Tipps zur Umsetzung
- Agenda klar definieren – und an alle Teilnehmenden kommunizieren
- Verantwortlichkeiten sichtbar machen – Moderation, Protokoll, Input
- Ergebnisse transparent dokumentieren – zentral zugänglich
- Meetings regelmäßig evaluieren – Nutzen prüfen, Dauer & Frequenz anpassen
FAQ: Kommunikation im Unternehmen verbessern
Wie oft sollten Meetings stattfinden?
Je nach Zweck: Operative Updates ggf. wöchentlich, Strategie-Meetings monatlich, Retrospektiven nach Bedarf.
Wer sollte an Meetings teilnehmen?
Nur relevante Teilnehmende, die aktiv zum Ziel beitragen.
Wie verhindere ich Informationsverlust?
Durch Live-Protokolle, zentrale Dokumentation und kurze Zusammenfassungen.
Was tun, wenn Meetings ausufern?
Ziele prüfen, Agenda straffen, Timeboxing, Verantwortlichkeiten klar definieren.
Fazit
Wer die Kommunikation im Unternehmen verbessern will, kommt um klare Regelkommunikation im Unternehmen und eine strukturierte Meetingkultur nicht herum.
Das schafft Transparenz und Struktur, reduziert Reibungsverluste und ermöglicht, dass Teams besser zusammenarbeiten.
Hier gibt es mehr Infos zu unseren Workshops für Führungskräfte, Teams und Mitarbeiter für effiziente Meetings und nachhaltige Kommunikation.
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