Vir­tu­el­le Zusam­men­ar­beit erfolg­reich zu gestal­ten, kann eine Her­aus­for­de­rung sein – sowohl für das Team als auch die Füh­rungs­kraft. Gera­de wenn Team­mit­glie­der an unter­schied­li­chen Stand­or­ten gemein­sa­me Pro­jek­te stem­men, bedarf es einer guten Orga­ni­sa­ti­on und kla­rer Kom­mu­ni­ka­ti­ons­re­geln. Nur wenn sich alle einig dar­über sind, wie sie Struk­tur im Mit­ein­an­der und im eige­nen Arbeits­all­tag fin­den, kön­nen Auf­ga­ben pro­duk­tiv bewäl­tigt wer­den. Dar­über hin­aus darf natür­lich eines nicht feh­len: Spaß an Team­work und ein guter Draht zu den Team­mit­glie­dern! 3 Tipps stel­len wir Ihnen nach­fol­gend vor, mit Hil­fe derer die vir­tu­el­le Zusam­men­ar­beit über Distanz struk­tu­riert und der Aus­tausch im Team gepflegt wer­den kann.

Zu den Her­aus­for­de­run­gen vir­tu­el­ler Zusam­men­ar­beit gehört es, sich auf gemein­sam genutz­te Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le und Tools zu eini­gen. In der Regel bedie­nen sich vir­tu­el­le Teams eines regel­rech­ten Mix‘ syn­chro­ner und asyn­chro­ner Medi­en. Je nach­dem ver­läuft die Kom­mu­ni­ka­ti­on damit in Echt­zeit oder mit Zeit­ver­zö­ge­rung bzw. über einen münd­li­chen oder schrift­li­chen Kanal. Tele­fo­nie­ren, chat­ten, sky­pen und mai­len sind an der Tages­ord­nung und füh­ren dazu, dass dring­li­che und weni­ger dring­li­che Infor­ma­tio­nen an unter­schied­li­chen Stel­len abge­legt und gesam­melt werden.

Wo ist die­se Info zu fin­den? Hast Du mei­ne Chat-Nach­richt ges­tern gese­hen? Kommst Du kurz zur Videobe­spre­chung dazu? Wie­so gehst Du nicht ans Tele­fon? Sol­che und ähn­li­che Fra­gen wer­den in der vir­tu­el­len Zusam­men­ar­beit häu­fi­ger gestellt. Wird die Fül­le an Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­teln nicht reflek­tiert, mag unklar sein, wo wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen gebün­delt wer­den, wann eine Video­kon­fe­renz statt eines Tele­fo­nats rat­sam ist oder inwie­fern Arbeits- Pau­sen- und Frei­zeit­zei­ten ein­ge­hal­ten wer­den. Hin­zu­kommt, dass Men­schen Medi­en auf unter­schied­li­che Wei­se nut­zen. So mag der eine lie­ber schrei­ben, wo der ande­re ger­ne zum Tele­fon­hö­rer greift.

  • Wel­che Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tools haben und nut­zen wir aktuell?
  • Was sind wich­ti­ge Informationen?
  • Über wel­chen Kanal wer­den die­se mitgeteilt?
  • Wo fin­det ein per­sön­li­cher, spon­ta­ner Aus­tausch statt?
  • Auf wel­chem Weg tei­len wir Doku­men­te, Inhalte?
  • Wie arbei­ten wir hier­an zeitgleich?
  • Wie stel­len wir Trans­pa­renz über Auf­ga­ben & Zustän­dig­kei­ten her?
  • Wie wer­den Pau­sen­zei­ten kom­mu­ni­ziert, z.B. über den Status?
  • Wel­che Mög­lich­kei­ten bie­tet uns das Medi­um selbst?

Die Media Rich­ness Theo­ry bzw. Medi­en­reich­hal­tig­keits­theo­rie nach Daft & Len­gel kann einen Ansatz zur Beant­wor­tung der Fra­ge bil­den, wel­che Medi­en für wel­che Auf­ga­ben ein­ge­setzt wer­den. Dabei ist der Grund­ge­dan­ke der, dass ein Medi­um beson­ders dann effek­tiv ist, wenn sei­ne Reich­hal­tig­keit (Rich­ness) der Kom­ple­xi­tät der Auf­ga­be ange­passt ist.

Reich­hal­tig sei ein Medi­um nach Daft und Len­gel beson­ders dann, wenn es z. B. unmit­tel­ba­res Feed­back, per­sön­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on und eine viel­fäl­tig ver­mit­tel­te Spra­che zulas­se. In ande­ren Wor­ten spie­len der dia­lo­gi­sche Cha­rak­ter sowie die Mög­lich­keit, non­ver­ba­len Aus­druck wahr­zu­neh­men, eine

beson­de­re Rol­le. Dar­über hin­aus tra­ge zur Reich­hal­tig­keit eines Medi­ums bei, wenn Infor­ma­tio­nen auf unter­schied­li­chen Kanä­len (visu­ell oder audi­tiv) über­mit­telt wer­den. Die Wahr­neh­mung von Ges­tik und Mimik sowie Bil­dern gibt uns nicht zuletzt einen Spiel­raum für die Ver­mitt­lung und Inter­pre­ta­ti­on von Emotionen.

Wer für eine ver­hält­nis­mä­ßig ein­fa­che Auf­ga­be ein zu rei­ches Medi­um wählt, der geht Gefahr ein, sich durch die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tech­no­lo­gie abzu­len­ken. Anders­her­um kommt es zu Deu­tungs­schwie­rig­kei­ten der über­mit­tel­ten Infor­ma­tio­nen, wenn eine kom­ple­xe Auf­ga­be über ein sehr ein­fa­ches Medi­um bear­bei­tet wird.

Wie reich­hal­tig ein Medi­um sein kann, ergibt sich auch aus den fol­gen­den Punk­ten der Über­sicht. So bie­tet eine E‑Mail im Ver­gleich zum Video nicht die Mög­lich­keit eines Dia­lo­ges, weil die Reak­ti­on des Gesprächs­part­ners zeit­lich ver­setzt erfolgt. Auch non­ver­ba­ler Aus­druck und der ver­hält­nis­mä­ßi­ge Ersatz durch Emo­ti­cons ent­fal­len. Für eine kom­ple­xe Auf­ga­be, wie ein Feed­back­ge­spräch, wäre eine E‑Mail daher kein geeig­ne­tes Medi­um. Wohl aber für die weni­ger kom­ple­xe Auf­ga­be wie der Ter­mi­nie­rung eines sol­chen Gesprächs.

Kommunikationskanäle, Zusammenarbeit, Vergleich Medien

Bereits mit der Klä­rung der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le ist ein wich­ti­ger Schritt getan, um den Work-Flow in der vir­tu­el­len Zusam­men­ar­beit am Lau­fen zu hal­ten. Der Aus­tausch bleibt gere­gelt im Fluss und alle wis­sen z. B., wo sie das für die Arbeit not­wen­di­ge Wis­sen abru­fen und spei­chern kön­nen. Doch wie kön­nen Sie dafür sor­gen, dass Sie mit Blick auf Ihre Auf­ga­ben mög­lichst pro­duk­tiv blei­ben? Eine Metho­de hier­für bie­tet die des Time-Boxing.

Time-Boxing kann als per­sön­li­che Zeit­ma­nage­ment­me­tho­de ein­ge­setzt wer­den. Dabei wird ein fes­ter Zeit­ab­schnitt, eine Zeit­in­sel, für ein­zel­ne Auf­ga­ben im Kalen­der ein­ge­plant. Im Vor­hin­ein gilt es natür­lich abzu­schät­zen, wie viel Zeit für die jewei­li­ge Auf­ga­be ein­kal­ku­liert wer­den soll­te. Hier­bei hel­fen Fra­gen wie: Wie lan­ge brau­chen Sie gewöhn­lich, um die­se Auf­ga­be zu erle­di­gen? Und wie lan­ge wol­len Sie an die­ser Auf­ga­be arbei­ten? Letz­te­res ver­fährt ganz nach dem Parkinson’schen Gesetz: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erle­di­gung zur Ver­fü­gung steht.“

Die Metho­de des Time-Boxing kön­nen Sie gleich­falls in der Bear­bei­tung von Pro­jek­ten oder als Vor­ge­hens­wei­se im Online-Team­mee­ting nut­zen. Fra­gen Sie sich vor­ab, wel­che Schrit­te und wel­che The­men­punk­te Sie zu wel­cher Dead­line bzw. in wel­chem Zeit­fens­ter bear­bei­ten möch­ten. Grund­sätz­li­cher Vor­teil hier­bei ist es, den Fokus auf das Wesent­li­che zu setzen.

Virtuelle Zusammenarbeit, Kommunikationskanäle, Kaffeepause

Zeit und Raum für einen per­sön­li­chen Aus­tausch för­dert den Zusam­men­halt im Team und stei­gert ins­ge­samt die Effi­zi­enz. Team­mit­glie­der, die im regel­mä­ßi­gen Mit­ein­an­der blei­ben, sich ken­nen und schät­zen, kön­nen ins­ge­samt bes­ser Hand in Hand arbei­ten und gemein­sam Erfol­ge gene­rie­ren. Um vor allem im Home-Office nicht den Kon­takt zu ver­lie­ren, kann auch vir­tu­ell eine gemein­sa­me Pau­se ein­ge­legt wer­den. Losen Sie hier­für doch zu Beginn der Woche im Team Ihren Kaf­fee­part­ner aus. Das Tref­fen fin­det dann zu einer ver­ein­bar­ten Zeit für ca. 15 Minu­ten in einem Video­ge­spräch statt. Ver­ges­sen Sie nicht, das Los­ver­fah­ren nach einer oder zwei Wochen zu wie­der­ho­len. So ler­nen Sie viel­leicht das ein oder ande­re Team­mit­glied noch einen Tick bes­ser kennen.

Schon gewusst: In Schwe­den hat die Kaf­fee­pau­se mit Kol­le­gen und unter Geschäfts­part­nern eine lan­ge Tra­di­ti­on und wird unter dem Begriff Fika mehr­mals am Tag, zumin­dest aber am Nach­mit­tag, zele­briert. Ziel hier­bei ist es, über der damp­fen­den Kaf­fee­tas­se Stress abzu­bau­en und ins Gespräch zu kom­men. Dabei kön­nen pri­va­te und beruf­li­che The­men bespro­chen werden.

Tool-Tipp zur Kaf­fee­pau­se: Unter www.mysterycoffee.com wird auto­ma­tisch zu Beginn der Woche ein Kaf­fee­pau­sen­part­ner bzw. Bud­dy-Team aus­ge­lost. Sofern erwünscht, kön­nen auch Kaf­fee­part­ner aus ande­ren Orga­ni­sa­tio­nen, Abtei­lun­gen und Berei­chen zur Losung hin­zu­ge­zo­gen werden.

Sie fin­den die vir­tu­el­le Kom­mu­ni­ka­ti­on in Ihrem Team aus­bau­fä­hig — wir unter­stüt­zen Sie gern mit Ana­ly­se, Rat und Tat.

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    Bianca Geurden

    Bianca Geurden

    M.A. Professionelle Kommunikation

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