Online-Vorstellungsgespräche führen – Aus der Not heraus zur Routine?!
Warum Online-Auswahlverfahren?
Der wichtigste und auch offensichtlichste Vorteil, warum Online-Vorstellungsgespräche im Bewerbungsverfahren nicht wieder als Tool verbannt werden sollten, sind Zeit- und Kosteneinsparungen. Die oftmals weite Anreise muss nicht angetreten werden, sodass kein Zeit- und Kostenaufwand entsteht, weder für die Bewerbenden noch für die Durchführenden. Das bietet Chancen zum Beispiel für Personen, die sich zum Zeitpunkt des Gespräches an einem anderen Standort befinden und/oder einen sehr engen Terminplan haben.
Insgesamt ist es mit deutlich weniger organisatorischem Aufwand verbunden ein Online-Bewerbungsgespräch durchzuführen als eins Face-to-Face. Es muss weniger Zeit eingeplant werden und auch die Buchung von Räumen und das Bereitstellen von Verpflegung fällt weg. Zwar ist es in Person einfacher einen ersten Eindruck von seinem Gegenüber zu bekommen, aber auch per Video ist dies viel besser möglich, als wir noch vor einem Jahr gedacht hätten. Mittlerweile haben die meisten schon Erfahrungen mit Videokonferenzen gesammelt und automatisch gelernt auch über den Bildschirm Menschen einzuschätzen.
Auch vor Corona wurden bereits im ersten Schritt Telefoninterviews durchgeführt. Hierzu bieten Video-Gespräche eine qualitativ hochwertigere Alternative, da die Vorteile (z.B. Zeit & Kostenersparnisse, weniger Aufwand) genutzt und die Nachteile (wenige Wahrnehmungskanäle) durch die Ergänzung des Gesprächs um die Videoübertragung beseitigt werden. Wie Sie sicher und professionell in Online-Meetings auftreten, haben wir hier schon einmal beschrieben.
Auch wenn der organisatorische Aufwand deutlich geringer ist, müssen einige Dinge unbedingt beachtet werden.
Worauf sollte man bei der Online-Personalauswahl achten?
Nicht nur das Unternehmen muss den einen Bewerber/die eine Bewerberin auswählen. Am Ende des Tages muss sich auch der Bewerber/die Bewerberin für das Unternehmen entscheiden, denn oftmals befinden sich gute Bewerber/innen gleich in mehreren Bewerbungsprozessen. So sollte das Ziel des personalsuchenden Unternehmens natürlich sein, sich so zu präsentieren, dass die Bewerbenden einen optimalen Eindruck bekommen. Damit dies auch gelingt, müssen entsprechende Vorbereitungen und Planungen getroffen werden:
- Wahl des entsprechenden Technik-Tools: Um Unsicherheiten auf Seiten der Bewerbenden zu beseitigen und jedem einen Zugang ins Unternehmen gewährleisten zu können, können Unternehmen Technikchecks anbieten oder ein erläuterndes Schreiben zur Nutzung des Tools zur Verfügung stellen. Aber auch das eigene Techniksystem sollte vorab geprüft und abgenommen sein. Eine funktionierende Internetverbindung und eine einwandfreie Ton- und Videoübertragung sind dabei ein Muss.
- Angemessene Anzahl der Anwesenden: Machen Sie sich bei der Planung der Bewerbungsgespräche oder Assessment-Center Gedanken darüber, wie viele Personen anwesend sein sollen, denn auch online hat eine große Überzahl von Teilnehmenden zusätzlich zu den Bewerbenden eine einschüchternde Wirkung.
- Gute Planung und Organisation: Klären Sie vorab intern den Ablauf und die Rollenverteilung des Auswahlverfahrens. So vermeiden Sie Verwirrung und Organisationsprobleme, die unprofessionell wirken. Hier eignet sich meist die Erstellung eines genauen Ablaufplans inklusive geplanten Zeiteinheiten für die entsprechenden „Programmpunkte“.
- Die Leitung durch eine Moderation ist sinnvoll: Unserer Erfahrung nach ist es sinnvoll vorab einen Moderator/eine Moderatorin zu bestimmen. Das trägt zu einer professionellen Wirkung der Veranstaltung bei und für die Bewerbenden eine Struktur und einen Ansprechpartner.
- Festlegung der Dauer des Gespräches: Um die Bewerbenden nicht ins kalte Wasser zu werfen und auch selbst nicht abzuschweifen, ist es wichtig bei der Terminvereinbarung deutlich zu machen, welche Dauer das Gespräch haben wird. Die vorherige Festlegung und Kommunikation der Gesprächsdauer ist vor allem auch wichtig, um jedem Bewerbenden die gleiche Chance zu geben. Sie müssen diese Angabe nicht auf die exakte Minute festlegen, sondern können einen gewissen Spielraum geben, um sich selbst und dem Gespräch gleichzeitig noch etwas Freiheit in der Gestaltung zu lassen.
Formale Dinge, die von allen zu beachten sind
Hintergrund
Ein guter, ruhiger Hintergrund ist immer wichtig und signalisiert, dass ein Teilnehmender sich Zeit und Ruhe für das Online-Vorstellungsgespräch nimmt. Es ermöglicht außerdem einen störungsfreien Ablauf und ein Gespräch ohne Ablenkung
Dresscode
Die Kleidung sollte ebenfalls „ruhig“, angemessen und ein Kontrast zum Hintergrund sein. Sowohl im „echten Leben“ als auch bei Videokonferenzen gilt: Mit einem gepflegten Outfit, welches zur angestrebten Stelle passt, sind Sie auf der sicheren Seite.
Ton
Ein schlechter Ton und Nebengeräusche sind bei Online-Gesprächen immer störend und können den Austausch erschweren. Deshalb sollte man vorab seine Tonqualität testen und lieber ein Headset bzw. Kopfhörer benutzen. Das heißt für die Zeit des Vorstellungsgespräches sollten eigene Nebengeräusche eliminiert und eine ruhige Umgebung sichergestellt werden.
Pünktlichkeit
Unpünktlichkeit ist ein No-Go und hat direkten negativen Einfluss auf den ersten Eindruck. Gerade deshalb ist es bei Videokonferenzen wichtig, sich etwas früher als geplant einzuwählen, um sicherzugehen, dass alles klappt und man beim Start des Meetings bereit ist.
Bildausschnitt
Ein zu kleiner Bildausschnitt kann den Eindruck verfälschen und Körpersprache eliminieren, die bei Online-Bewerbungsgesprächen besonders wichtig ist. Deswegen ist es ratsam, einen etwas größeren Bildausschnitt zu wählen, im Optimalfall mit sichtbaren Händen. Das wirkt sicherer, weckt Vertrauen und auch Körpersprache bleibt möglich.
Insgesamt wird deutlich, dass das Treffen von bestimmten Vorbereitungen und das Beachten von einigen einfachen Aspekten schon einen sehr positiven Einfluss auf den Verlauf des Bewerbungsgespräches haben können. Wer diese Dinge beachtet, sowohl als Bewerbende/r als auch als Durchführende/r, hat schon einen guten Grundstein für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch gelegt. Bei Fragen oder Anmerkungen bezüglich Online-Personalauswahl melden Sie sich gerne bei uns. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrem (Online)-Bewerbungsgespräch!
