Vie­le Bespre­chun­gen sol­len Klar­heit ver­schaf­fen und Ergeb­nis­se brin­gen. So soll­te man am Ende des Tages mit dem Gefühl aus einer Bespre­chung gehen, etwas geschafft zu haben. Aber ken­nen Sie nicht auch den gegen­tei­li­gen Fall? Nach man­chen Bespre­chun­gen brummt Ihnen der Kopf und in eini­gen Mee­tings hat­ten Sie auch noch das Gefühl viel Zeit ver­schenkt zu haben, als Grup­pe nicht zum Punkt gekom­men zu sein oder zu vie­le Punk­te offen gelas­sen zu haben? Oder haben Sie sich selbst auch schon ein­mal in dem Phä­no­men wie­der gefun­den, dass end­lich das halb­jähr­li­che und drin­gend not­wen­di­ge Team­mee­ting ansteht und dann sit­zen Sie nach 3 Stun­den ermü­det in der 5. Dis­kus­si­on? Wenn ja, dann kön­nen Ihnen die fol­gen­den Punk­te hel­fen, Ihre Bespre­chun­gen und Team­mee­tings aktiv und effi­zi­ent zu gestalten.

Ein wich­ti­ger Schlüs­sel für Effi­zi­enz ist Fokus. So brau­chen Teams– ins­be­son­de­re agi­le Teams – in der selbst orga­ni­sier­ten Zusam­men­ar­beit vor allem Dis­zi­plin und Fokus­sie­rung, zum Bei­spiel auf ein The­ma oder eine Fra­ge­stel­lung. Um Sie und Ihr Team eben hier­bei zu unter­stüt­zen, gibt es viel­fäl­ti­ge Metho­den und Ansät­ze. Gro­ße und kom­pli­zier­te aber auch ganz klei­ne und einfache.

Heu­te wol­len wir Ihnen hier­zu eine Bespre­chungs­form und 3 wei­te­re Tipps mit­ge­ben, die schnell und ein­fach umzu­set­zen oder aus­zu­pro­bie­ren sind: Für Sie als Füh­rungs­kraft oder als Team­mit­glied in einem selbst orga­ni­sier­ten, agi­len Team.

Ein Bei­spiel für eine effi­zi­en­te Vari­an­te einer Bespre­chung ist das Dai­ly Scrum Meeting:

Beim Dai­ly Scrum (zurück­ge­hend auf die Ansät­ze von Jeff Suther­land und Ken Schwa­ber) han­delt es sich um ein 15-minü­ti­ges Mee­ting im Ste­hen. So ein Kurz­mee­ting ist hilf­reich um einen Über­blick über die Auf­ga­ben und den aktu­el­len Stand zu bekom­men. Hier kön­nen zum Bei­spiel die wich­tigs­ten Punk­te für den gemein­sa­men Arbeits­tag bespro­chen wer­den: Was ist wich­tig? Was muss heu­te beach­tet wer­den? Wer hat heu­te wel­che Kapazitäten?

Ein All­tags­phä­no­men von Teams kann sein, dass sich Teams im All­tag zu wenig abstim­men und dafür dann nach lan­gem Zeit­raum wie­der in einem Team­mee­ting zusam­men­sit­zen, bei dem dann zu vie­le The­men mit zu vie­len Sicht­wei­sen zusam­men­kom­men. Es wer­den The­men rück­wir­kend erör­tert und auch mit dem Blick nach Vor­ne bespro­chen, was alles ver­bes­sert wer­den müss­te. Kurz: das Mee­ting ist ein­fach „über­la­den“.

Eine Idee hin­ter kür­ze­ren und häu­fi­gen For­ma­ten ist, die All­tags­the­men auch direkt im All­tag anzu­ge­hen und zu lösen. Dar­über hin­aus ist es effi­zi­en­ter, sich häu­fi­ger und dafür fokus­siert zu tref­fen, als sel­te­ner aber inhalt­lich über­frach­tet mit einem sehr hohen und anstren­gen­den Zeit­auf­wand. Bei wel­chen Teams und Arbeits­auf­ga­ben sich so ein Mee­ting­for­mat lohnt, kommt natür­lich auf das Pro­jekt, die Team­struk­tur und den Inhalt der Arbeit an. Fest steht jedoch: Fokus führt zu Effizienz.

Zeit, Timeboxing, Uhr

Fokus Zeit – Fra­gen Sie sich als Team, wie viel Zeit Sie wol­len und brau­chen. Soll­ten Sie an etwas, wie zum Bei­spiel einer Fra­ge­stel­lung, arbei­ten, set­zen Sie sich als Team eher kur­ze Zeit­fens­ter, in denen Sie ganz kon­zen­triert und fokus­siert arbei­ten oder sich bespre­chen. Hal­ten Sie sich an die­se Zeit­vor­ga­ben und nut­zen Sie dafür ggf. sogar eine Stopp­uhr oder einen Timer mit Ton. Time-Boxing lau­tet das Schlag­wort. Und dies gilt all­ge­mein für Bespre­chun­gen eben­so wie in der Nut­zung von bestimm­ten Metho­den. Die Metho­de der Retro­spek­ti­ve ist hier­für ein gelun­ge­nes Bei­spiel, da Sie aus 3 Schrit­ten mit 3 Zeit­bo­xen besteht:

  1. Fra­ge: 10 Minu­ten – Was läuft gut?
  2. Fra­ge: 10 Minu­ten – Was läuft noch nicht so gut?
  3. Fra­ge: 20 Minu­ten – Was wol­len wir als nächs­tes angehen?

Der letz­te aber viel­leicht wich­tigs­te Tipp ist jedoch die Fra­ge nach der Rol­len­ver­tei­lung: Wer erin­nert Sie in der Zusam­men­ar­beit an die Fra­ge­stel­lung oder das Zeit­fens­ter? Wer berei­tet Tref­fen vor? Wer schreibt mit?

Ins­be­son­de­re in Bespre­chun­gen und Team­sit­zun­gen lohnt es sich ent­spre­chen­de Rol­len zu ver­ge­ben: Wer macht was? Vom Zeit­neh­mer bis hin zur Benen­nung eines Mode­ra­tors, der viel­leicht sogar ein paar Mode­ra­ti­ons­tech­ni­ken kennt, sind vie­le Rol­len zu ver­ge­ben. Wenn klar ist, wer oder wie der Pro­zess gema­na­ged wird, kann im Pro­zess inhalt­lich frei gedacht wer­den, ohne den Blick auf die Rah­men­be­din­gun­gen zu verlieren.

Dabei gilt: Die Per­son, der ein The­ma inhalt­lich wich­tig ist und die­ses ver­tritt, ist nicht immer die bes­te Mode­ra­ti­on. Wer kann schon gut enga­giert ein The­ma ver­tre­ten und ver­tei­di­gen und dabei gleich­zei­tig auf die Uhr ach­ten? Pro­zess- und Rah­men­ge­stal­tung gleich­zei­tig mit der inhalt­li­chen Exper­ti­se in einer Per­son zu ver­kör­pern ist oft ungüns­tig und soll­te wenn mög­lich getrennt wer­den. Kann sich jeder auf eine Rol­le in einem bestimm­ten Zeit­fens­ter fokus­sie­ren, führt dies zu Rol­len­klar­heit: die Dis­kus­si­on wird effi­zi­en­ter – Rol­len­kon­flik­te wer­den vermieden.

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    Melanie Klaes

    Melanie Klaes

    Trainerin, Beraterin, Coach

    B. A. Business Psychology, Hochschule Fresenius Köln

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