Ver­an­stal­tun­gen und Pro­zes­se digi­tal umsetzen

Was bedeu­tet Digi­ta­li­tät eigent­lich? Tech­nisch ver­ste­hen wir dar­un­ter die Ver­wen­dung digi­ta­ler Ver­fah­ren und die Off­line-Online Über­set­zung von Pro­zes­sen. In die­sem Sin­ne kann Digi­ta­li­tät auch Aus­tausch und Kom­mu­ni­ka­ti­on bedeu­ten. Es kann aber auch bedeu­ten, neue Wege zu beschrei­ten und sich neu­en Her­aus­for­de­run­gen zu stel­len. Das Jahr 2020 hat die meis­ten von uns auf eine har­te Pro­be gestellt. Wir alle muss­ten uns an neue Umstän­de gewöh­nen, per­sön­li­che Kon­tak­te ein­schrän­ken und uns an neue Regeln hal­ten. Auch unse­re Arbeit in der Agen­tur für Freund­lich­keit wur­de dadurch beein­flusst, denn was unse­re Arbeit aus­macht, ist der mensch­li­che Kon­takt, der Aus­tausch und die Gemein­schaft­lich­keit. Aber Digi­ta­li­tät in Form von Online-Ver­an­stal­tun­gen, ‑Mee­tings oder  Video­kon­fe­ren­zen hat uns neue Chan­cen gebo­ten und neue Türen geöff­net in die­ser her­aus­for­dern­den Zeit. Wie wir als Agen­tur für Freund­lich­keit die­se Chan­cen genutzt und in unse­ren Arbeits­all­tag inte­griert haben, indem wir Ver­an­stal­tun­gen und Pro­zes­se digi­tal umset­zen, erzählt unse­re Trai­ne­rin Mela­nie Klaes.

Alter­na­tiv zum Text­bei­trag fin­den Sie das Inter­view hier als Tonspur.

Judith Mar­tens: Herz­lich Will­kom­men zum heu­ti­gen Inter­view zum The­ma Digi­ta­li­tät. Mela­nie, wor­in siehst du den Mehr­wert, Ver­an­stal­tun­gen und Metho­den digi­tal umzu­set­zen statt dar­auf zu verzichten?

Mela­nie Klaes: Das will ich an einem Bei­spiel deut­lich machen. Stel­len wir uns hier­zu ein Team vor, wel­ches sich zu Beginn der Pan­de­mie Coro­na-bedingt stark in Ihrer Arbeits­wei­se ver­än­dern muss­te, da es plötz­lich mehr­heit­lich aus dem Home­of­fice arbei­tet. Durch die ver­än­der­te Arbeits­wei­se ent­steht ein schlech­te­rer Infor­ma­ti­ons­fluss und dadurch wie­der­um Unstim­mig­kei­ten. Wäh­rend dies im März noch zu ver­kraf­ten war, hat sich über die letz­ten 9 Mona­te jedoch ein rich­ti­ger Kon­flikt zwi­schen ein­zel­nen Team­mit­glie­dern ent­wi­ckelt – man möch­te sich nicht mehr hin­ter­her ren­nen und die feh­len­de Abstim­mung wirkt sich auch auf die Pro­jek­te aus. Aus klei­nen Unstim­mig­kei­ten hat sich über die Zeit ein gro­ßer Kon­flikt ent­wi­ckelt. Hier liegt für mich der der­zei­tig wich­tigs­te und ent­schei­dends­te Punkt: Wich­ti­ge Pro­zes­se und The­men wer­den ange­gan­gen und nicht lie­gen gelas­sen. Daher kommt auch unser Leit­spruch „Bes­ser online als gar nicht“. Oft­mals wird auf Online Tref­fen ver­zich­tet, weil es „nicht das Glei­che“ ist und wich­ti­ge Aspek­te der zwi­schen­mensch­li­chen Wahr­neh­mung mini­miert sind. Ins­be­son­de­re in der momen­ta­nen Situa­ti­on geht es jedoch dar­um, Alter­na­ti­ven zu fin­den, wie man trotz­dem in einen Aus­tausch und in Kon­takt tre­ten kann. Zwar wer­den in Zukunft mei­ner Mei­nung nach Video­kon­fe­ren­zen kei­nen voll­stän­di­gen Ersatz zu per­sön­li­chen Tref­fen dar­stel­len, jedoch zeigt sich schon heu­te, dass Online­ar­beit unse­re Mög­lich­kei­ten viel­fäl­tig erwei­tert und es eher dar­um geht und gehen soll­te: Wann ist wel­ches For­mat pas­send und was sind die Alternativen.

Judith Mar­tens: Wenn du Ver­an­stal­tun­gen dann digi­tal statt in Prä­senz umsetzt, wel­che Metho­den haben sich dabei als erfolg­reich erwiesen?

Mela­nie Klaes: Das ist vor allem abhän­gig von der Grup­pen­grö­ße, online genau­so wie in Prä­senz. Unter­schied­li­che Teil­neh­mer­zah­len und Ziel­grup­pen benö­ti­gen einen unter­schied­li­chen Metho­den­ein­satz. Aber grund­sätz­lich sind unse­re Metho­den gut ins Digi­ta­le über­setz­bar. Bei uns geht es immer um die Men­schen und das Mit­ein­an­der steht im Vor­der­grund. Dies lässt sich auch gut online in den Fokus rücken, indem wir vie­les ein­fach halten.

Zum Bei­spiel ist ein gut mode­rier­ter Aus­tausch im Ple­num oft sehr ergeb­nis­reich, aber auch Trai­nings­ein­hei­ten mit Feed­back sind umsetz­bar. Es kön­nen online Grup­pen­räu­me gebil­det wer­den, in denen dann The­men gemein­schaft­lich bear­bei­tet wer­den oder mit gegen­sei­ti­gem Feed­back gear­bei­tet wer­den kann. Was eben­falls gut funk­tio­niert, sind Brain­stor­mings über White­boards, die von allen Teilnehmer*innen gleich­zei­tig beschrie­ben wer­den kön­nen. So kom­men oft schnell vie­le und inter­es­san­te Ideen zusam­men und jeder kann sich betei­li­gen. Wir nut­zen jedoch auch Metho­den im Set­ting der Video­kon­fe­renz, die gar nicht so online sind wie Bewe­gungs­me­tho­den, die zu neu­en Ideen und mehr Krea­ti­vi­tät füh­ren. Dabei wer­den z. B. Paa­re gebil­det, die eine Auf­ga­be bekom­men und die­se über das Tele­fon wäh­rend eines Spa­zier­gangs bear­bei­ten. Dann schrei­ben Sie anschlie­ßend ihre wich­tigs­ten Ergeb­nis­se auf dem Com­pu­ter auf und zei­gen die­se dann wie­der über die Bild­schirm­frei­ga­be in der Videokonferenz.

Judith Mar­tens: Und wie hat sich der Weg zu die­sen erfolg­rei­chen Metho­den gestal­tet? Also wie leicht oder schwer fiel die kon­kre­te Off­line-Online Über­set­zung der eben genann­ten Methoden?

Mela­nie Klaes: Grund­sätz­lich kann ich sagen, dass es uns leicht gefal­len ist. Schon lan­ge hat­ten wird den Wunsch, digi­ta­ler zu wer­den und vir­tu­el­le Mög­lich­kei­ten aus­zu­bau­en. Die Tech­nik und das ent­spre­chen­de Equip­ment, wie Lap­tops mit Kame­ra, waren bei uns in der Agen­tur bereits vor­han­den, da wir auf unse­ren Rei­sen zu unse­ren Kun­den schon lan­ge mobil arbei­ten. Dies kam uns in die­sem Jahr zu Gute. Dann haben wir Tools getes­tet, uns im Umgang mit die­sen gefes­tigt und anschlie­ßend los­ge­legt. So wur­de aus einem Semi­nar ein Online­se­mi­nar und dann galt lear­ning by doing mit anschlie­ßen­dem Erfah­rungs­aus­tausch unter­ein­an­der. Und wie schon ein­mal erwähnt, steht der Mensch in unse­rer Arbeit im Vor­der­grund und nicht die Tech­nik. Die Tech­nik macht uns im Mit­ein­an­der arbeits­fä­hig. Das Mit­ein­an­der mit unse­ren Kun­den und das gegen­sei­ti­ge Ver­ständ­nis in die­sem Jahr waren beson­ders schön zu erleben.

Judith Mar­tens: Um noch bei der Umsetz­bar­keit und dei­nen Erfah­run­gen zu blei­ben: Was sind neben den Metho­den geeig­ne­te Inhal­te oder The­men für Online-Veranstaltungen?

Mela­nie Klaes: Grund­sätz­lich ist alles geeig­net. Die Fra­ge ist eher das Wie. Beson­ders gut funk­tio­niert alles, was klas­si­sche Wis­sens­ver­mitt­lung ist. Zum Bei­spiel Kom­mu­ni­ka­ti­ons­stra­te­gien oder „Wie kann eine Online­mo­de­ra­ti­on gelun­gen gestal­tet wer­den?“. Aber auch klas­si­sche the­men­ori­en­tier­te Work­shop­ar­beit, in der ein Team zusam­men­ge­bracht und sich gemein­sam Gedan­ken zu einem The­ma gemacht wird, hat gut geklappt. Was über­ra­schend gut funk­tio­niert, sind Online Ken­nen­ler­nen, 2er Gesprä­che oder auch Ein­zel­coa­chings. Ich hät­te es selbst nicht gedacht, habe jedoch den Ein­druck, dass sich im Video­set­ting von Zuhau­se aus eini­ge Men­schen sogar schnel­ler wohl­füh­len und öffnen.

Judith Mar­tens: Gibt es viel­leicht auch Inhal­te, die nicht geeig­net sind?

Mela­nie Klaes: Natür­lich gibt es Unter­schie­de zum rea­len Bei­sam­men­sit­zen. Emo­tio­nen sind im Off­line-Set­ting prä­sen­ter. Zum Bei­spiel im Bereich Kon­flikt­mo­de­ra­ti­on und ‑media­ti­on ist es zwar wich­tig, die­se zeit­nah anzu­ge­hen, hier wür­de ich jedoch die off­line Vari­an­te im direk­ten Ver­gleich vor­zie­hen. Auch das The­ma Kör­per­spra­che ist natür­lich bei einer vor Ort Ver­an­stal­tung viel pra­xis­nä­her ver­mit­tel­bar und trai­nier­bar, da die­se ein­fach bes­ser wahr­nehm­bar und dadurch auch kon­kre­ter und indi­vi­du­el­ler feed­back­bar ist.

Judith Mar­tens: Hast du in die­sem Zusam­men­hang auch nach den Ver­an­stal­tun­gen Rück­mel­dun­gen bekom­men und wenn ja, wie sahen die­se aus?

Mela­nie Klaes: In der Regel sahen die Rück­mel­dun­gen sehr gut aus. In man­chen The­men habe ich auch die Rück­mel­dung erhal­ten, dass man sich für das Wir-Gefühl und das Bei­sam­men­sein lie­ber gemein­sam in einem Raum getrof­fen hät­te. Aber man sei froh, die Ver­an­stal­tung den­noch gemacht zu haben. Die­se Rück­mel­dun­gen sind natür­lich ver­ständ­lich und wich­tig und ich sehe hier eine hohe Über­ein­stim­mung im Erle­ben auf unse­rer und auf Kundenseite.

Judith Mar­tens: Du hast jetzt schon ange­merkt, dass es natür­lich auch The­men gibt, wo die Off­line Vari­an­te bei Mög­lich­keit die bes­se­re Wahl ist. Oft hört man ja auch, dass Unter­neh­men oder Per­so­nen Angst davor haben, alte Struk­tu­ren auf­zu­ge­ben, zum Bei­spiel auch in Form der Umstel­lung von Off­line zu Online. Hast du sol­che Erfah­run­gen auch gemacht?

Mela­nie Klaes: Selbst­ver­ständ­lich. Es gibt Fir­men, die tech­nisch nicht aus­rei­chend aus­ge­stat­tet sind und des­halb noch nicht in die­se Rich­tung mit­zie­hen kön­nen. Zum Bei­spiel hat manch­mal nicht jeder Mit­ar­bei­ter einen Com­pu­ter. Aber bei vie­len ist die tech­ni­sche Aus­stat­tung vor­han­den und trotz­dem sind Sor­gen da. Das ist aber nor­mal und nicht zwin­gend ein Grund, Din­ge nicht online umzu­set­zen.  Typi­sche Reak­tio­nen sind: „Geht das? Ist das anstren­gend?“ Vor allem aber auch die Angst vor der Tech­nik bzw. der eige­nen anti­zi­pier­ten Unfä­hig­keit mit der Tech­nik umzu­ge­hen, begeg­net mir immer wie­der. Aber auch das liegt in der Natur der Sache, dass uns

Unge­wohn­tes häu­fig Sor­gen berei­tet. Teil­neh­mer sind oft sehr unge­dul­dig mit sich selbst, wenn etwas nicht gleich funk­tio­niert. Aber das sind Aspek­te, denen wir zumin­dest mehr­heit­lich ent­ge­gen­wir­ken kön­nen und die sich häu­fig schon nach einem ers­ten Ter­min legen. Denn wie sagt man so schön: Übung macht den Meister.

Judith Mar­tens: Wie berei­test du dich auf sowas vor und wie gehst du damit um?

Mela­nie Klaes: Wich­tig ist für mich, dass ich mich dar­auf ein­stel­le, wie viel Erfah­rung die Teilnehmer*innen bereits haben und dem­entspre­chend die Metho­den anpas­se. Bezüg­lich der Tech­nik bie­ten wir zum Bei­spiel vor­ab ein­zel­ne Tech­nik­checks mit allen Teilnehmer*innen an. Wir haben auch Anlei­tun­gen und Tipps für die Nut­zung der Platt­for­men erstellt. Was mich betrifft, kann ich auch von mei­ner Sei­te beein­flus­sen, wie die Teilnehmer*innen mit Pro­ble­men etc. umge­hen. Ganz wich­tig ist, Ruhe in der Mode­ra­ti­on zu bewah­ren, denn das über­trägt sich auf die Teilnehmer*innen. Vor allem in „Kri­sen­si­tua­tio­nen“, zum Bei­spiel wenn die Tech­nik hakt oder Teilnehmer*innen aus der Kon­fe­renz raus­flie­gen, ist es wich­tig, die Ruhe zu bewah­ren und den Teilnehmern*innen zu signa­li­sie­ren, dass Ver­bin­dungs­pro­ble­me pas­sie­ren kön­nen und alles in Ord­nung ist. Manch­mal muss man Din­ge aber auch ein­fach mit Humor neh­men. Ein Co-Mode­ra­tor oder eine Tech­ni­k­as­sis­tenz ist zusätz­lich immer ganz hilf­reich. Dieser/Diese kann dann bei Fra­gen und tech­ni­schen Hür­den unterstützen.

Judith Mar­tens: Das heißt, die meis­ten Beden­ken sind eigent­lich unbe­grün­det und kön­nen durch ein­fa­che Vor­be­rei­tung und durch das rich­ti­ge Maß an Offen­heit für Neu­es ver­mie­den und besei­tigt werden?

Mela­nie Klaes: Unbe­grün­det sind die Beden­ken nicht unbe­dingt, aber ihnen kann mit Sicher­heit ent­ge­gen­ge­wirkt wer­den. Also die Beden­ken sind vor­han­den und es kann zu Hür­den kom­men. Das möch­te ich gar nicht klein reden. Emo­tio­nen sind immer berech­tigt und ernst zu neh­men. Es ist jedoch für mich kein Aus­schluss­kri­te­ri­um, dafür eine gemein­sa­me Video­kon­fe­renz aus­zu­pro­bie­ren und oft­mals ist es nach dem Neh­men ers­ter Hür­den bes­ser gewor­den oder rich­tig gut gelau­fen. Stel­len wir uns z. B. vor, dass es jemand in einer Grup­pen­ar­beit nicht schafft, wäh­rend der Video­kon­fe­renz ein Doku­ment zu öff­nen und anschlie­ßend zu tei­len. Dann kann sich die Per­son auch Noti­zen auf einem Block machen, die­se anschlie­ßend vor­tra­gen und ich als Mode­ra­to­rin hal­te dann im Ple­num die wich­tigs­ten Punk­te hier­zu schrift­lich fest. Es ist Fle­xi­bi­li­tät gefragt.

Judith Mar­tens: Dann bedan­ke ich mich an die­ser Stel­le für das infor­ma­ti­ve Gespräch und den Ein­druck über dei­ne Arbeit bei der Agen­tur für Freund­lich­keit in der aktu­el­len Zeit! Hier­mit ver­ab­schie­den wir uns und wün­schen Ihnen einen schö­nen Tag!