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3 Tipps für die virtuelle Zusammenarbeit im Team

#1 Gewinnen Sie Klarheit über Ihre Kommunikationskanäle & Medien

Zu den Herausforderungen virtueller Zusammenarbeit gehört es, sich auf gemeinsam genutzte Kommunikationskanäle und Tools zu einigen. In der Regel bedienen sich virtuelle Teams eines regelrechten Mix‘ synchroner und asynchroner Medien. Je nachdem verläuft die Kommunikation damit in Echtzeit oder mit Zeitverzögerung bzw. über einen mündlichen oder schriftlichen Kanal. Telefonieren, chatten, skypen und mailen sind an der Tagesordnung und führen dazu, dass dringliche und weniger dringliche Informationen an unterschiedlichen Stellen abgelegt und gesammelt werden.

Klassische Hürden im Medien-Dschungel:

Wo ist diese Info zu finden? Hast Du meine Chat-Nachricht gestern gesehen? Kommst Du kurz zur Videobesprechung dazu? Wieso gehst Du nicht ans Telefon? Solche und ähnliche Fragen werden in der virtuellen Zusammenarbeit häufiger gestellt. Wird die Fülle an Kommunikationsmitteln nicht reflektiert, mag unklar sein, wo wichtige Informationen gebündelt werden, wann eine Videokonferenz statt eines Telefonats ratsam ist oder inwiefern Arbeits- Pausen- und Freizeitzeiten eingehalten werden. Hinzukommt, dass Menschen Medien auf unterschiedliche Weise nutzen. So mag der eine lieber schreiben, wo der andere gerne zum Telefonhörer greift.

Fragen für mehr Klarheit im ‚Wie‘ der Kommunikation:

  • Welche Kommunikationstools haben und nutzen wir aktuell?
  • Was sind wichtige Informationen?
  • Über welchen Kanal werden diese mitgeteilt?
  • Wo findet ein persönlicher, spontaner Austausch statt?
  • Auf welchem Weg teilen wir Dokumente, Inhalte?
  • Wie arbeiten wir hieran zeitgleich?
  • Wie stellen wir Transparenz über Aufgaben & Zuständigkeiten her?
  • Wie werden Pausenzeiten kommuniziert, z.B. über den Status?
  • Welche Möglichkeiten bietet uns das Medium selbst?

Wahl des Mediums im Einklang mit Komplexität der Aufgabe: Media Richness Theory

Die Media Richness Theory bzw. Medienreichhaltigkeitstheorie nach Daft & Lengel kann einen Ansatz zur Beantwortung der Frage bilden, welche Medien für welche Aufgaben eingesetzt werden. Dabei ist der Grundgedanke der, dass ein Medium besonders dann effektiv ist, wenn seine Reichhaltigkeit (Richness) der Komplexität der Aufgabe angepasst ist.

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Reichhaltig sei ein Medium nach Daft und Lengel besonders dann, wenn es z. B. unmittelbares Feedback, persönliche Kommunikation und eine vielfältig vermittelte Sprache zulasse. In anderen Worten spielen der dialogische Charakter sowie die Möglichkeit, nonverbalen Ausdruck wahrzunehmen, eine besondere Rolle. Darüber hinaus trage zur Reichhaltigkeit eines Mediums bei, wenn Informationen auf unterschiedlichen Kanälen (visuell oder auditiv) übermittelt werden. Die Wahrnehmung von Gestik und Mimik sowie Bildern gibt uns nicht zuletzt einen Spielraum für die Vermittlung und Interpretation von Emotionen.

Verkomplizierung & Vereinfachung bei der falschen Wahl des Mediums

Wer für eine verhältnismäßig einfache Aufgabe ein zu reiches Medium wählt, der geht Gefahr ein, sich durch die Kommunikationstechnologie abzulenken. Andersherum kommt es zu Deutungsschwierigkeiten der übermittelten Informationen, wenn eine komplexe Aufgabe über ein sehr einfaches Medium bearbeitet wird.

Wie reichhaltig ein Medium sein kann, ergibt sich auch aus den folgenden Punkten der Übersicht. So bietet eine E-Mail im Vergleich zum Video nicht die Möglichkeit eines Dialoges, weil die Reaktion des Gesprächspartners zeitlich versetzt erfolgt. Auch nonverbaler Ausdruck und der verhältnismäßige Ersatz durch Emoticons entfallen. Für eine komplexe Aufgabe, wie ein Feedbackgespräch, wäre eine E-Mail daher kein geeignetes Medium. Wohl aber für die weniger komplexe Aufgabe wie der Terminierung eines solchen Gesprächs.

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#2 Bleiben Sie selbst und gemeinsam mit Time-Boxing im Work-Flow

Bereits mit der Klärung der Kommunikationskanäle ist ein wichtiger Schritt getan, um den Work-Flow in der virtuellen Zusammenarbeit am Laufen zu halten. Der Austausch bleibt geregelt im Fluss und alle wissen z. B., wo sie das für die Arbeit notwendige Wissen abrufen und speichern können. Doch wie können Sie dafür sorgen, dass Sie mit Blick auf Ihre Aufgaben möglichst produktiv bleiben? Eine Methode hierfür bietet die des Time-Boxing.

Time-Boxing kann als persönliche Zeitmanagementmethode eingesetzt werden. Dabei wird ein fester Zeitabschnitt, eine Zeitinsel, für einzelne Aufgaben im Kalender eingeplant. Im Vorhinein gilt es natürlich abzuschätzen, wie viel Zeit für die jeweilige Aufgabe einkalkuliert werden sollte. Hierbei helfen Fragen wie: Wie lange brauchen Sie gewöhnlich, um diese Aufgabe zu erledigen? Und wie lange wollen Sie an dieser Aufgabe arbeiten? Letzteres verfährt ganz nach dem Parkinson’schen Gesetz: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Die Methode des Time-Boxing können Sie gleichfalls in der Bearbeitung von Projekten oder als Vorgehensweise im Online-Teammeeting nutzen. Fragen Sie sich vorab, welche Schritte und welche Themenpunkte Sie zu welcher Deadline bzw. in welchem Zeitfenster bearbeiten möchten. Grundsätzlicher Vorteil hierbei ist es, den Fokus auf das Wesentliche zu setzen.

#3 Legen Sie regelmäßige virtuelle Kaffeepausen ein

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Zeit und Raum für einen persönlichen Austausch fördert den Zusammenhalt im Team und steigert insgesamt die Effizienz. Teammitglieder, die im regelmäßigen Miteinander bleiben, sich kennen und schätzen, können insgesamt besser Hand in Hand arbeiten und gemeinsam Erfolge generieren. Um vor allem im Home-Office nicht den Kontakt zu verlieren, kann auch virtuell eine gemeinsame Pause eingelegt werden. Losen Sie hierfür doch zu Beginn der Woche im Team Ihren Kaffeepartner aus. Das Treffen findet dann zu einer vereinbarten Zeit für ca. 15 Minuten in einem Videogespräch statt. Vergessen Sie nicht, das Losverfahren nach einer oder zwei Wochen zu wiederholen. So lernen Sie vielleicht das ein oder andere Teammitglied noch einen Tick besser kennen.  

Schon gewusst: In Schweden hat die Kaffeepause mit Kollegen und unter Geschäftspartnern eine lange Tradition und wird unter dem Begriff Fika mehrmals am Tag, zumindest aber am Nachmittag, zelebriert. Ziel hierbei ist es, über der dampfenden Kaffeetasse Stress abzubauen und ins Gespräch zu kommen. Dabei können private und berufliche Themen besprochen werden.

Tool-Tipp zur Kaffeepause: Unter www.mysterycoffee.com wird automatisch zu Beginn der Woche ein Kaffeepausenpartner bzw. Buddy-Team ausgelost. Sofern erwünscht, können auch Kaffeepartner aus anderen Organisationen, Abteilungen und Bereichen zur Losung hinzugezogen werden.

Autorin dieses Beitrages

Bianca Geurden
Bianca Geurden

 

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Interview mit unserem Clifton Strength Coach Nicole Schog

Stärken erkennen & entwickeln im Coaching

Nicole, ein herzliches Willkommen zu unserem heutigen Interview, in dem es um das Thema „Stärken erkennen im Coaching“ geht. Nun hast Du kürzlich Deine Zertifizierung als Clifton Strength Coach abgeschlossen. Was macht denn so ein Stärken-Coach?

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Ja, vielen Dank, ich freue mich, heute hier zu sein. Clifton Strength Coaching stammt aus dem englischsprachigen Raum und basiert auf den Forschungen von Donald Clifton. Clifton hat sich bereits vor 50 Jahren mit Stärkenpsychologie auseinandergesetzt und den StrengthFinder, ein Tool zur Entdeckung individueller Talente, entwickelt. Das Gallup Institut optimierte dieses Tool weiter und unterstützt ganz den Gedanken der Positiven Psychologie, dass wir mehr erreichen, wenn wir uns auf Stärken fokussieren, statt Schwächen auszumerzen. Im Stärkencoaching fragen wir also danach, wie Stärken und Erfolge zusammenhängen, wo miteinander korrelieren. Das bezieht sich insbesondere auf den professionellen Arbeitsrahmen und ist ein nachhaltiger Weg, Menschen zu motivieren.

Was ist der Unterschied zwischen einem Talent und einer Stärke? Wie schaffe ich es letztlich, eine Stärke zu entwickeln bzw. Stärken stärken zu können?

Jeder von uns bringt unterschiedliche Talente mit, die wir mit bestimmten Fähigkeiten und Wissen weiterentwickeln können. Talente beschreiben also gewisse Denkstrukturen und Verhaltensmuster. Dinge, die mir schon immer leichtgefallen sind oder die ich gerne gemacht habe. Das ist zunächst erst einmal „nur“ eine Anlage. Ein Beispiel ist, wenn ich mich immer gerne in der Schule gemeldet und viel beteiligt habe. Man hat einfach den Drang dazu, mitzureden und zu kommunizieren. Ich kann dieses Talent zu einer Stärke entwickeln, wenn ich bestimmte Strategien sehr klar habe und im Arbeitskontext zielgerichtet für bestimmte Anforderungen und Aufgaben einsetze. In dem Fall könnte ich meine Sprach- und Wortwahl optimieren und mir Kommunikationsstrategien aneignen. Es wird danach gefragt, wo ich dieses Talent im Berufsleben bzw. professionellen Arbeitskontext einsetzen kann.

Talent Stärke Clifton Strength Coaching

Wie verläuft so ein Coaching-Prozess insgesamt? Gibt es unterschiedliche Schritte?

Ein Stärken basiertes Coaching durchläuft 3 Schritte. Im ersten Schritt geht es um die Bewusstmachung der Stärken. Ganz, ganz häufig nehmen wir die Verhaltensweisen, die uns am nächsten sind, am leichtesten fallen, nicht als Stärken wahr. Das haben wir schließlich schon immer so gemacht. Gemeinsam schauen wir aber, was das Besondere und Schöne daran ist und wie wir uns von anderen unterscheiden. Wir nehmen also das, was nahe liegt, rücken es ein Stück weit in die Ferne und betrachten es. Anschließend wird überlegt, welche Stärken weiterentwickelt werden sollen. Da haben wir ein bisschen Auswahl. Entscheidend ist, was aktuell eine Herausforderung ist und welche Talente einen Zusammenhang zu dem, was vor mir liegt, bilden können. Es geht also erst darum, Talente bewusst zu machen und dann zu einer Stärke zu entwickeln. Im dritten Schritt kann ich einen Action-Plan gestalten. Das heißt: Wie setzte ich meine Stärke konkret ein? Wie stärke ich die Stärke?

Nun hattest Du den StrengthFinder erwähnt? Was darf ich mir darunter vorstellen und wie wird dieses Tool im Stärkencoaching eingesetzt?

Bei dem StrengthFinder handelt es sich zunächst um ein Online-Testverfahren, für das Kontakt zu einem zertifizierten Clifton Strength Coach aufgenommen werden kann. Coachees erhalten einen Zugangscode von mir für den Gallup Talente Test, dessen Bearbeitung ca. eine Stunde Zeit in Anspruch nimmt. Die Ergebnisse besprechen wir anschließend gemeinsam. Dabei handelt es sich um ein Ranking der persönlichen 34 Talente. Man sieht daran: Was liegt mir mehr als etwas anderes.

Hast Du ein Beispiel für eine natürliche Stärke, die im Test herauskommen kann?

Eine meiner Lieblingsstärken bzw. eine Stärke, womit ich gerne beispielhaft arbeite, ist Harmoniebestreben. Harmoniebestreben ist ein oftmals so missverstandenes Talent. Da hört man häufig: „Das sind die, die alles abdecken wollen“, ganz im Sinne „Bloß keine Konflikte, alles heile Welt“. Und ja, das mag der erste Anspruch sein, nämlich dass es allen gut geht, alles im Reinen ist. Es handelt sich also um ein sehr starkes Talent, wenn es um das Thema Beziehungen knüpfen und gestalten geht. Denn diesen Menschen geht es nicht darum, Dinge abzudecken, sondern einen Weg zu finden, Menschen in Kontakt zu bringen und einen Konsens zu finden. Wenn ich das in mir trage: Menschen zum Konsens bringen, dann vermeide ich nicht zwingend den Konflikt. Ich gehe da schon mit den Menschen durch, ich mag das vielleicht nicht, aber ich mache das. Dieses Talent, das alles im Einklang Bringende, kann ich zu einer Stärke entwickeln. Dafür braucht es ein Stück weit Strategien und wiederum andere Talente, die ich in mir trage und die das unterstützen und ergänzen. Habe ich zum Beispiel zusätzlich strategische Talente? Wie kann ich diese Talente entsprechend kombinieren? Hilft mir mein strategisches Talent, die Schritte zu finden, die zu einem Konsens führen?

Die Vielfalt und Kombination von Talenten zur Erreichung eines Ziels sind sicher Punkte, die auch für Teams interessant sind?

Ganz genau, ich arbeite sehr häufig mit Führungskräften und Teams in Unternehmen zusammen. Da geht es vor allem um Fragen wie: Welche Talentgruppen sind bei uns stark vertreten? Wie können wir unsere Stärken nutzen, um die Aufgabe und das Ziel gemeinschaftlich zu erreichen? Wie leben wir das auch individuell aus, schließlich hat jeder seine eigene Art, je nachdem, welche Talente er mitbringt. Es geht aber auch darum, zu schauen, welche Talente wenig präsent sind und was das für das Team bedeutet. Was sind die Blindspots? Was ist der Filter, durch den bestimmte Dinge fallen und passieren? Wenn ich das Beispiel Harmoniebestreben nehme: Es ist mein Anspruch, alles im Konsens hinzubekommen. Aber diese Stärke setzt mir auch die Brille auf, durch die ich Dinge wahrnehme und betrachte. Folglich hat es womöglich eine „Schattenseite“, wenn ich den Impuls habe, die Auseinandersetzung nicht anzugehen. Bei einem Clifton Strength Coaching liegt jedoch der Fokus ganz klar auf der Frage: Welche Stärken habe ich und wie kann ich sie nutzen, um mit anderen Dingen einen Umgang zu finden.

Nun habe ich gehört, dass ich Stärken im Coaching erkennen und entwickeln kann und möchte genau das machen. Wie trete ich mit Dir in Kontakt? Was erfolgt dann?

Unternehmen können bei mir für Führungskräfte, Manager und Teams einen Entwicklungsprozess beauftragen. Hier ist der StrengthFinder ein hervorragendes Tool. Einen Zugangcode zum Gallup Talente Test erhalten Teilnehmende über unsere Agentur. Mit jedem, der den Stärken-Test gemacht hat, führe ich ein persönliches Auswertungsgespräch durch. So arbeite ich mit den Teilnehmern heraus: Was bringe ich ins Team als Individuum ein? Danach geht es in die Teamsession bzw. in einen Workshop, um zu schauen, wie das Team in Summe aufgestellt ist. Wo liegen Synergieeffekte? Was sind unsere Blindspots? 

Das Auswertungsgespräch findet in der Agentur für Freundlichkeit statt?

Nein, nicht zwingend. In der Vergangenheit hat sich gezeigt, dass Auswertungsgespräche gerne per Telefon oder Skype durchgeführt werden. Hier muss der Teilnehmer also nicht eigens in unsere Agentur kommen. Da wir auch mit internationalen Unternehmen zusammenarbeiten und ich englischsprachige Strengths Coachings anbiete, ist das eine super Möglichkeit, schnell und ortsübergreifend in Kontakt zu treten.

Eine letzte Frage habe ich: Was ist das Schöne daran, ein Stärken-Coach zu sein?

Das Schöne als Clifton Strength Coach ist, diesen Moment zu sehen, wo Menschen klar wird: Ach, das ist ja nicht nur eine Eigenschaft, sondern eine wirkliche Stärke. Wenn sie Stolz darauf entwickeln, wie sie sind und was sie ganz persönlich mitbringen. Und sehen, wie sich der Weg klärt und herauskristallisiert, wie Stärken genutzt werden können, um nicht nur erfolgreicher, sondern auch zufriedener zu sein. Das ist ein sehr schöner Prozess, den es ganz viel Spaß macht, als Coach zu begleiten.

Vielen Dank, Nicole, für das Interview!

Sie wünschen sich ein Stärkencoaching? Dann nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

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